- Ký hiệu các tài liệu: Mã + thể loại + tên tài liệu, trong đó mã là duy nhất, tên tài liệu tùy biến, thể loại sẽ gồm các ký hiệu cho tài liệu thuộc thể loại nào đó như

+ TB: Thông báo

+ DV: Dịch vụ

+ TT: Tài liệu thuộc bộ phận truyền thông

+ DT: Tài liệu thuộc bộ phận đào tạo

+ BH: Tài liệu thuộc bộ phận bán hàng

+ CD: Tài liệu thuộc các kế hoạch, dự án cộng đồng

+ HT: Tài liệu thuộc hệ thống tổng của trung tâm

+ TL: Tài liệu thuộc thể loại tài liệu mẫu bản word chỉ việc tải xuống và in ấn

- Nhân viên chú ý các tài liệu có từ khóa TB là các thông báo từ trung tâm được cập nhật hàng ngày

- Nhân viên có thể gõ từ khóa ngắn gọn tương ứng ví dụ ID, DT, BH, CD, TT, DV,... vào ô tìm kiếm, hoặc từ khóa ngắn gọn có dấu như "nội quy", "facebook", "tư vấn",... vào ô đó, sau đó nhấn vào chữ Tìm kiếm để tìm tài liệu cần thiết

- Nhân viên có mã ID của tài liệu có thể nhập ngay mã ID vào ô tìm kiếm ví dụ các mã có dạng: 234, 542, 123, 321,...

- Nhân viên có thể gõ tên nhóm thể loại của tài liệu thuộc bộ phận tương ứng DT, BH, CD, TT, DV,... 

- Nhân viên có thể gõ tên nhóm cộng với số thứ tự của tài liệu đó, ví dụ tài liệu thuộc bộ phận đào tạo số 5 thì sẽ có chứa ký tự: DT5, hoặc tài liệu thuộc hệ thống truyền thông số 14 thì có thể tìm từ TT14 là ra tài liệu chính xác cần tim